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Wie verwende ich Formatvorlagen in Word? |
Die
Formatvorlagen in Word sind eine äußerst nützliche Angelegenheit, denn
sie helfen dabei, schnell das Layout des Manuskripts anzupassen und zu
ändern. Konsequent angewandt sorgen sie dafür, bei der Erstellung von
Diplomarbeiten, Magisterarbeiten, Dissertationen oder sonstigen
Dokumentn eine Menge Zeit zu sparen.
Unterschieden wird dabei zwischen Absatzformatvorlagen und
Zeichenformatvorlagen. Absatzformatvorlagen steuern die Formatierungen
ganzer Absätze, während Zeichenformatvorlagen das Aussehen einzelner
(Ketten von) Zeichen bestimmen.
Absatzformatvorlagen
 Wenn Sie beginnen, einen Text in Word zu verfassen, setzen
Sie automatisch die voreingestellte Formatvorlage „Standard“ ein. Ich
empfehle Ihnen, für den Textkörper eine neue Vorlage zu erstellen.
Öffnen Sie dazu die Formatvorlagen-Seitenleiste, indem Sie im Reiter
Start im Formatvorlagen-Menü auf den Pfeil klicken.
Sie bekommen jetzt eine Liste verwendeter Formatvorlagen eingeblendet.
 Klicken Sie „Optionen“, können Sie sich auswählen, welche
Vorlagen angezeigt werden und wie sie sortiert werden. Lassen Sie sich
vorerst sämtliche Formatvorlagen anzeigen. Um eine neue Vorlage zu
erstellen, klicken Sie auf das Symbol links unten.
 Im neuen Fenster können sie jetzt eine
Reihe von Einstellungen treffen. Benennen Sie die Vorlage, z. B. mit
„Textkörper“. Als Formatvorlagentyp wählen Sie Absatz. Bei
„Formatvorlage basiert auf: “ wählen Sie die Vorlage der Vorlage.
Sämtliche vorhandenen Einstellungen dieser Vorlagen-Vorlage werden
somit gleich übernommen. Sie können hier auch bereits die
Schrifteinstellungen vornehmen, den Absatz steuern etc. Wenn Sie das
Kästchen „Zur Liste der Schnellformatvorlagen hinzufügen“ aktivieren,
bekommen Sie Ihre Vorlage dann auch immer im Reiter der Symbolleiste
angezeigt.
 Über das Menü „Format“ ganz unten können
sie genaue Einstellungen für die Formatvorlage vornehmen. Stellen Sie
z. B. eine Tastenkombination ein, um die Formatvorlage dann später beim
Schreiben rasch zuweisen zu können.
Wenn Sie das Menü nun schließen, können Sie die Formatvorlage
ausprobieren. Gehen Sie auf einen beliebigen Absatz in Ihrem Text und
drücken nun entweder die zugewiesene Tastenkombination, klicken oben im
Reiter auf den Namen der Vorlage oder im Formatvorlagen-Menü auf den
Namen der Vorlage. Ihr Absatz passt sich automatisch der Vorlage an.
 Jetzt probieren Sie Folgendes aus: Weisen Sie
mindestens zwei Absätzen Ihre neue Vorlage zu. Jetzt ändern Sie im
ersten Absatz z. B. die Absatzeinstellungen (direkt im Absatz, nicht in
der Vorlage). Wenn Sie nun mit der rechten Maustaste auf den Absatz
klicken, auf Formatvorlage gehen und dort auf „ … aktualisieren, um der
Auswahl anzupassen“ klicken, werden die Änderungen automatisch in die
Vorlage übernommen. Das bedeutet, das sich alle Absätze, die mit der
Vorlage formatiert sind, sich entsprechend anpassen.
Zeichenformatvorlagen
Mit
Zeichenformatvorlagen steuern Sie das Layout einzelner Zeichenketten.
Während Sie bei Absatzformatvorlagen einfach an einer beliebigen Stelle
im Absatz auf die Vorlage klicken können, um sie zuzuordnen, können Sie
nur markierten Text eine Zeichenformatvorlage zuordnen. Um eine solche
Vorlage zu erstellen, gehen Sie vor wie bei einer Absatzformatvorlage.
Wählen Sie bei „Formatvorlagentyp“ nur Zeichen statt Absatz.
Anwendung der Formatvorlagen
Verwenden Sie die Vorlagen konsequent von Anfang Ihrer
Manuskripterstellung an. Ordnen Sie dabei jedem Teil Ihres Manuskriptes
eine Vorlage zu, z. B.:
-
eine Vorlage für den normalen Fließtext,
-
eine Vorlage für die ersten Absätze nach Überschriften (weil die oft keinen Einzug erhalten),
-
Vorlagen für die Überschriften,
-
eine Vorlage für eingerückte Zitate,
-
eine Vorlage für Tabellen,
-
eine Vorlage für das Literaturverzeichnis,
-
eine Vorlage für die Fußnoten
- etc.
Manche Vorlagen sind bereits vorhanden, so z. B. die Vorlage für den
Fußnotentext, die können Sie einfach Ihren Bedürfnissen anpassen.
Machen Sie sich auf jeden Fall vor der Erstellung Ihres Dokumentes mit
den Formatvorlagen vertraut – Sie werden eine Menge Zeit einsparen, die
sie sonst hinterher für aufwändiges Nachformatieren vergeuden würden.
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