a) Erste Absätze, Einzüge und Leerzeilen
Einzüge in ersten Zeilen werden gesetzt, um den Text weiter zu
strukturieren und für das Auge schneller erfassbar zu machen. Nach
Ablenkungen z. B. findet der Leser so schneller wieder zur
entsprechenden Textstelle zurück – auch das Querlesen wird durch
Einzüge vereinfacht. Wenn Einzüge benutzt werden, erfolgen sie immer in
den ersten Zeilen eines neuen Absatzes. Unnötig sind Einzüge z. B.
- nach Überschriften,
- nach Tabellen und Abbildungen,
- nach Leerzeilen.
Unnötig deshalb, weil dem Leser nach Überschriften etc. ja auch ohne
Einzug sofort klar ist, dass ein neuer Absatz und damit Gedankengang
folgt.
Um die Einzüge besser steuern zu können, werden alle entsprechenden
Absätze ohne Einzug mit der Formatvorlage „Fließtext erster Absatz“
formatiert. Diese Vorlage ist beinahe identisch mit der Vorlage
„Fließtext“ – enthält eben nur keinen Einzug erste Zeile. Der Shortcut
für die diese Vorlage ist ALT+Q.
Zu viele Leerzeilen sollten Sie vermeiden, sie zerreißen das Textbild.
Wenn nötig, setzen Sie eine Leerzeile wie eine größere Pause, wenn ein
völlig anderer neuer Gedankengang beginnt.
b) Der Fließtext
Der Haupttext wird mit der Formatvorlage „Fließtext“ ausgezeichnet. Sie
enthält in der Vorlage einen Zeilenabstand von 18 pt (anderthalbfach
also) bei einer Schriftgröße von 12 pt. Das ist ziemlich viel, aber
üblich bei universitären Qualifikationsarbeiten. Mit der
Tastenkombination ALT+W rufen Sie die Vorlage schnell auf. Wenn es die
Vorlagen Ihres Institutes zulassen, können Sie die Schriftgröße
übrigens auch auf 13 pt erhöhen. Dann müssen Sie aber auch die
restlichen Formatvorlagen entsprechend anpassen.
c) Kopfzeile und Fußnoten
Kopfzeilen
Ab der zweiten Seite enthält die Dokumentvorlage auch Kopfzeilen. Diese
enthalten auf der linken Seite die aktuelle Überschrift erste Ebene
(Formatvorlage „Überschrift 1“, auf der rechten Seite die aktuelle
Seitenzahl. Eine Fußzeile ist nicht vorgesehen, da am Seitenende meist
Fußnoten stehen. Sie können die Kopfzeilen editieren, indem Sie doppelt
darauf klicken.
Unterschiedliche Kopfzeilen für rechte und linke Seiten
Die Formatvorlage für doppelseitigen Druck enthält Kopfzeilen, in denen
auf der linken Seite die Überschrift 1. Ebene, auf der rechten Seite
die Überschrift 2. Ebene. Die Seitenzahlen sind dabei jeweils zur Mitte
hin ausgerichtet.
Kopfzeilen, die anderen Text als den der Überschriften enthalten
Manchmal sind Überschriften zu lang und passen nicht in eine Kopfzeile.
Die üblichen Kopfzeilen enthalten eine Feldfunktion, die automatisch
die mit „Überschrift 1“ bzw. „Überschrift 2“ formatierten Texte in den
Kopfzeilen platziert.
So gehen Sie vor, um die Kopfzeilen selbst zu definieren: Sie müssen
das Dokument mithilfe von Abschnittsumbrüchen in weitere Abschnitte
unterteilen. Setzen Sie am Ende jedes Kapitels 1. bzw. 2. Ebene einen
Abschnittsumbruch. Die Kopfzeile können sie editieren, indem Sie
doppelt darauf klicken.
 Wenn der Cursor sich in der Kopfzeile befindet, können Sie
in der Leiste oben ein neues Register sehen: Kopf- und Fußzeilentools.
Im Tab Navigation können Sie nun die Kopfzeilen miteinander verknüpfen.
Wenn „Mit vorheriger verknüpfen“ aktiviert ist, werden alle Änderungen,
die Sie an der Kopfzeile eines Abschnitts vornehmen, auch in den
Kopfzeilen des vorherigen Abschnitts übernommen. Die Funktion sollte
also deaktiviert sein.
 Sie können jetzt Abschnitt für Abschnitt Ihre gewünschte Kopfzeile einfügen.
Unter „Optionen“ können Sie auch einstellen, ob die Kopfzeilen für
gerade und ungerade Seiten verschieden sein sollen; damit können Sie,
falls Sie doppelseitig drucken wollen, auf der linken und rechten Seite
verschiedene Kopfzeilen erstellen.
Fußnoten
 Die Fußnoten sind mit der Formatvorlage „Fußnotentext“
formatiert. Damit die Fußnoten einen hängenden Einzug erhalten, muss
zwischen Fußnotenzahl und Fußnotentext ein Tabulator stehen. Sie müssen
also, bevor Sie den Text einer Fußnote eingeben, immer erst einmal die
Tab-Taste drücken.
Die Fußnoten werden immer zusammengehalten, die Formatvorlage
„Fußnotentext“ ist so eingestellt, dass eine Fußnote nicht in zwei
Teile geteilt werden kann und auf zwei Seiten erscheint. Das hat den
Nachteil, dass dadurch am Seitenende manchmal hässliche Lücken
entstehen. Besonders lange Fußnoten können Sie daher auch auf zwei
Seiten umbrechen lassen.
Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die entsprechende
Fußnote und gehen auf „Absatz“. Im Tab „Zeilen- und Seitenumbruch“
deaktivieren Sie dann das Kästchen „Diesen Absatz zusammenhalten“.
d) Tabellen
Tabellen erstellen Sie in Word 2007 einfach über „Einfügen – Tabelle“.
Sie können sich dann direkt die Anzahl der Spalten und Zeilen auswählen.
Ist die Tabelle erstellt, sollten Sie im Reiter „Tabellentools –
Layout“ noch eine weitere Einstellung vornehmen: Klicken Sie im Tab
„Daten“ auf „Überschriften wiederholen“. Das garantiert, dass die
Kopfzeile einer Tabelle wiederholt wird, falls die Tabelle zu lang ist
und auf die nächste Seite umbricht.
Die Vorlage bietet übrigens eine Beispieltabelle, die diese Einstellung
bereits enthält. Kopieren Sie einfach diese Tabelle und erweitern Sie
sie mit Zeilen und Spalten, so, wie sie es brauchen.
Der Text innerhalb von Tabellen wird mit Formatvorlage „Tabelle Text“
formatiert, die Kopfzeile mit der Vorlage „Tabelle Kopf“.
Tabelle beschriften
 Um eine Tabelle zu beschriften, müssen Sie die gesamte
Tabelle markieren. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste darauf
und gehen auf „Beschriftung einfügen“. Im folgenden Fenster wählen Sie
unter „Bezeichnung“ „Tab.“ – Sie können natürlich auch eine eigene
Bezeichnung erstellen. (Falls „Tab.“ nicht existiert, erstellen Sie es
einfach.)
Die Beschriftung sollte immer oberhalb der Tabelle erfolgen. Die
Nummerierung erfolgt automatisch. Klicken Sie auf „OK“, dann wird die
Beschriftung eingefügt. Fügen Sie hinter die Nummerierung nun noch die
Beschriftung an sich ein.
Das Layout der Beschriftung wird durch die Vorlage „Beschriftung“ gesteuert.
Wenn Sie die Beschriftung wie angegeben einfügen, erscheint die Tabelle
dann (nach Aktualisierung) automatisch im Tabellenverzeichnis.
e) Abbildungen
Abbildungen sollten Sie mit der Formatvorlage „Abbildung“ formatieren,
sonst erscheinen sie nicht richtig (das liegt am Zeilenabstand).
Klicken Sie dazu auf die Abbildung und weisen Sie Ihr die Vorlage
„Abbildung“ zu.
Sie beschriften die Abbildung analog zur Tabelle. Klicken Sie mit der
rechten Maustaste darauf und gehen auf „Beschriftung einfügen“. Die
Beschriftung sollte sich immer unter der Abbildung befinden. Im
folgenden Fenster wählen Sie bei Bezeichnung „Abb.“ und klicken dann
auf „OK“. Fügen Sie nun noch die entsprechende Beschriftung ein. Die
Vorlage „Beschriftung“ regelt auch hier das Layout der Beschriftung.
f) Zitate
Längere Zitate werden vom Text hervorgehoben. Sie sind mit der
Formatvorlage „Zitat“ formatiert, stehen rechts und links eingerückt
und haben davor und danach einen kleinen Abstand. Die erste Zeile steht
ein kleines bisschen weiter links, sodass das Anführungszeichen etwas
über den Textblock nach links hin hinausragt.
g) Silbentrennung
Silbentrennung ist im Blocksatz wichtig, damit nicht größere Löcher in
Zeilen gerissen werden; das passiert oft, wenn lange Worte am
Zeilenende nicht mehr in die Zeile passen.
Die Silbentrennung ist in der Vorlage standardmäßig eingeschaltet. Da
Word manchmal sehr unsinnig trennt, müssen Sie daher ganz zum Schluss
noch einmal alle Trennungen überprüfen. Falls Ihnen eine Trennung nicht
passt, positionieren Sie den Cursor an die Stelle, an der getrennt
werden soll und drücken dann STRG+-. Damit erzwingen Sie eine Trennung.
Sie können allerdings auch eine manuelle Silbentrennung durchführen.
Das ist viel Arbeit, führt aber zu weitaus besseren Ergebnissen als die
autmatische Silbentrennung. Klicken Sie dazu im Register „Seitenlayout“
im Tab „Seite einrichten“ auf „Silbentrennung“ und wählen „Manuell“.
Word geht mit Ihnen jetzt alle möglichen Trennung durch, die Sie
bestätigen oder ablehnen können.
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